Succesvol samenwerken met een Virtueel Assistent (VA)

Je ziet het steeds vaker: ondernemers die samenwerken met een virtuele assistent (VA) in plaats van een traditionele secretaresse. Hun redenen zijn divers. Omdat ze simpelweg geen kantoor hebben, of omdat ze zo vaak onderweg zijn dat de toegevoegde waarde van een secretaresse op kantoor er niet is. Plus: ze vinden het efficiënter. Hun VA doet hetzelfde werk van zijn of haar voorganger in de helft van de tijd!

De basis voor een goede samenwerking op afstand is het samen maken van heldere afspraken over wanneer en hoe iemands bereikbaarheid is. Als de verwachtingen op een lijn liggen, worden mogelijke problemen vooraf nog de kop ingedrukt.

Virtueel werken behoeft ook steeds vaker minder uitleg. Whatsapp, skype en teleconferencing wordt gebruikt voor overleg of het inwerken in het bedrijfssysteem. Een goede tendens; het is het bewijs dat het zogenaamde nieuwe werken meer en meer in het DNA van werkend Nederland zit. Tot die tijd een aantal van de belangrijkste tips op een rij als het gaat om het neerzetten van een succesvolle samenwerking met een VA:

1. Bedenk als werkgever of manager vooraf welke taken je wilt neerleggen bij een VA. Waar heb je echt behoefte aan?
2. Bespreek hoe de onderlinge communicatie verloopt. Via welk medium, op welke momenten?
3. Leer elkaar kennen. Investeer – zeker in het begin – tijd in een VA en geef de VA op haar/zijn beurt de tijd jou te leren kennen.
4. Wees open naar elkaar en evalueer met zekere regelmaat. Iedereen is anders, en dus bestaat niet een samenwerkingsvorm die voor iedereen werkt.