Wat vindt de beller belangrijk?

Uw klant belt naar het bedrijf met een vraag of opmerking. Een vraag die u zo goed mogelijk moet beantwoorden om de klant tevreden te houden. Maar wat vindt de beller belangrijk in zo’n gesprek? Wij geven het antwoord.

Een goed telefoongesprek voeren

Bij het eerste telefoongesprek met een klant wordt de toon gezet voor alle toekomstige interacties. Het is de kans om het bedrijf te laten weerspiegelen zoals u dat wilt. Wordt de klant de eerste keer professioneel geholpen, dan schept dat bij de beller vertrouwen in uw bedrijf. Van degene die de telefoon opneemt wordt verwacht dat er professioneel met de klant gecommuniceerd wordt. Dit betekent respectvol zijn en de klant aanspreken op een manier die interesse toont in hun behoeften. Als een klant uw bedrijf belt, dan heeft hij of zij uw hulp of expertise nodig. Door bekwame en professionele medewerkers met kennis over uw bedrijf en onder druk goed kunnen presteren (zoals de telefonistes van SecretariA), is de kans groter dat de klant tevreden ophangt.

Dit vindt de beller belangrijk

• Laat de beller niet te lang wachten voordat er wordt opgenomen. De meeste mensen die bellen, hangen op als de telefoon na vijf of zes keer overgaan niet wordt opgenomen. Wanneer een beller niemand aan de lijn krijgt of lang moeten wachten voordat de telefoon wordt aangenomen, dan is dat niet goed voor het imago van uw bedrijf. De eerste indruk van de klant is dat uw bedrijf onderbezet of ongeorganiseerd is. Wanneer u slecht bereikbaar bent, dan kan een freelance telefoniste dat voor u oplossen.

• Iedereen wil vriendelijk geholpen worden, dus ook de beller die contact opneemt met uw bedrijf. Neem vriendelijk op en probeer tijdens het telefoongesprek te glimlachen, dit zal de toon van uw stem vrolijker en beleefder maken.

• Bellen is de perfecte manier om snel een antwoord te krijgen op een vraag. Bovendien kunnen problemen via de telefoon niet verkeerd geïnterpreteerd worden, wat nog wel eens gebeurt via de e-mail of app. Zeg tegen de beller daarom niet dat hij of zij de oplossing op zijn of haar vraag via de e-mail kan verwachten.

• Probeer de vraag of het probleem van de beller zo goed mogelijk op te lossen in een kort tijdsbestek. Is degene die de telefoon opneemt niet de juiste persoon om de beller te helpen, verbindt de beller door naar de persoon die hem of haar wel verder kan helpen. Zorg er wel voor dat deze persoon dan bereikbaar is. Als deze persoon niet bereikbaar is, maak dan met de beller de afspraak wanneer hij/zij teruggebeld wordt.

• Sluit het telefoongesprek vriendelijk af en bedank de beller voor zijn of haar tijd. En vergeet deze gouden regel van de telefoonetiquette niet: zorg ervoor dat de klant eerst de telefoon ophangt!

Altijd een goed telefoongesprek met SecretariA

Geen tijd om zelf de telefoon op te nemen? Zorg dan dat de beller zich belangrijk voelt door een freelance telefoniste van SecretariA in te huren. Neem de proef op de som en probeer onze telefoonservice één week gratis uit. Bel ons op 010-5191555.