FAQ

Doorschakelen (altijd) Inschakelen Uitschakelen
Analoog

ISDN

UPC

*21* #

*210* #

*21

#21#

#210#

#21

Doorschakelen (bezet)    
Analoog

ISDN

*67* #

*670* #

#67#

#670#

Doorschakelen

(geen antwoord)

   
Analoog

ISDN

*61* #

*610* #

#61#

#610#

U betaalt de gesprekskosten van uw toestel naar het toestel waarnaar is doorgeschakeld.

U ontvangt van ons een doorschakelnummer dat alleen voor uw bedrijf wordt gebruikt. Inkomende telefoontjes naar dit nummer activeren in de telefooncentrale uw persoonlijke bedrijfsnaam. Zodra een van onze telefonistes een telefoongesprek, gericht aan uw nummer, aanneemt, verschijnt direct uw bedrijfsnaam en al uw instructies op haar beeldscherm.

Dat is afhankelijk van uw wensen. U kunt specifieke instructies achterlaten voor spoedgevallen. Zo kunt u bijvoorbeeld doorgeven dat wij een SMS moeten sturen, een collega van u moeten benaderen of uw voicemail moeten inspreken. Wij kunnen ook eventueel naar u doorverbinden.

U kunt uw instructies op ieder moment wijzigen. Dit kan een permanente wijziging zijn maar ook tijdelijke wijziging, bijvoorbeeld voor uw vakantieperiode. Het is prettig als u instructies per e-mail (info@secretaria.nl) aan ons doorgeeft. Ook gegevens over uw agenda, of klanten waar we extra aandacht moeten geven, zijn altijd welkom.

Welke instructies uw telefoniste heeft kunt u zien via het klantenportal, de inlogcodes kunt u via ons aanvragen.

Ja, er is geen limiet aan het aantal toestellen dat kan worden doorgeschakeld. U kunt ook onbeperkt (mobiele) telefoons doorschakelen naar uw doorschakelnummer. Elke inkomende lijn via dit nummer zal worden opgenomen met uw bedrijfsnaam en uw instructies.

Ja. U kunt de doorschakeling zo instellen dat de telefoon automatisch na een aantal keer overgaan naar SecretariA wordt doorgeschakeld. Het is ook mogelijk dat alle telefoonverkeer meteen naar SecretariA gaat. Zie “Hoe kan ik doorschakelen naar SecretariA?”

Onze tarieven zijn inclusief het versturen van de berichten via e-mail, sms, ruggespraak en de voicemailbox. Voor het doorverbinden rekenen we naar mobiel € 1,50 en naar een vast nummer € 1,00 per keer. De tarieven zijn exclusief 21% btw.

Ja. U kunt per medewerker een eigen e-mail adres opgeven. We kunnen een bijvoorbeeld een lijst met alle gesprekken naar uw algemene e-mail adres versturen, plus een e-mail per bericht naar de desbetreffende medewerker. Er komen daarvoor geen extra kosten bij.

Na ontvangst van uw aanmelding kunt u binnen 1 uur gebruik maken van SecretariA Antwoordservice.

Ja. In de meeste gevallen kunt u uw telefooncentrale zo instellen dat wanneer de telefoon een aantal keren overgaat, deze lijn automatisch wordt doorgezet naar uw doorschakelnummer. De zogenaamde overflow wordt dan opgevangen door SecretariA Antwoordservice.

Ja. U kunt elke gespreksnotitie naar meerdere e-mailadressen laten sturen. Bijvoorbeeld naar uw secretaresse of naar een algemene e-mailbox.

Wij kunnen in uw script opnemen hoe te handelen in geval van spoed. Bijvoorbeeld door een collega in te schakelen of een spoed sms te verzenden naar u of een collega. U kunt erop rekenen dat onze telefonistes alles op alles zullen zetten u in een noodgeval te bereiken.

Nee. In principe nemen wij geen gesprekken op. U ontvangt na elk gesprek een gespreksnotitie. De gespreksnotities kunt u ook via het klantenportal terugvinden.

Ja. U kunt er voor kiezen om alle gespreksnotities per sms te ontvangen of alleen in spoedgevallen. U kunt dat ook later activeren voor uw account.

Er zijn voor uw account standaard instructies en tijdelijke instructies. In geval van vakantie gebruiken wij uw tijdelijke instructies. U kunt dan bijvoorbeeld uw gesprekken doorschakelen naar een collega. Of alle gespreksnotities voor die periode via sms naar u laten sturen.

Ja. U kunt via ons klantenportal een overzicht van uw gesprekken opvragen. Ook kunt u in het portal uw facturen nazien of downloaden.

Als telefoonservice is klantcontact ons dagelijks werk. Wij weten precies hoe we uw klanten moeten behandelen om hun een positief gevoel te bezorgen:

  • We voeren al onze gesprekken met klanten op een respectvolle toon;
  • Wij gebruiken de naam van de klant in het telefoongesprek, zodat ze zich geen nummer of de zoveelste klant voelen. Wij kennen uw klant als hij/zij vaker belt;
  • We behandelen de vraag van elke klant individueel en persoonlijk. Er wordt nooit een standaard e-mailtje teruggestuurd op een veelvoorkomende vraag;
  • We reageren snel op e-mails, zodat klanten merken dat wij hun vraag of probleem ook belangrijk vinden;
  • Ook vragen die wij via een telefoontje binnen krijgen, lossen we zo snel mogelijk op.

Dat doen we door met de beschikbare middelen de vragen van onze klanten zo goed mogelijk te beantwoorden om aan hun behoeften te voldoen.

Dit vindt de beller belangrijk:
  • Laat de beller niet te lang wachten voordat er wordt opgenomen. De meeste mensen die bellen, hangen op als de telefoon na vijf of zes keer overgaan niet wordt opgenomen. Wanneer de beller lang moeten wachten of wanneer hij of zij meerdere malen heeft gebeld voordat ze iemand aan de lijn krijgt, dan is dat niet goed voor het imago van uw bedrijf. De eerste indruk van de klant is waarschijnlijk dat het u simpelweg niets kan schelen of dat uw bedrijf onderbezet of ongeorganiseerd is. Wanneer u slecht bereikbaar bent, dan kan een freelance telefoniste dat voor u oplossen.
  • Iedereen wil vriendelijk geholpen worden, dus ook de beller die contact opneemt met uw bedrijf. Neem vriendelijk op en probeer tijdens het telefoongesprek te glimlachen, dit zal de toon van uw stem vrolijker en beleefder maken.
  • Bellen is de perfecte manier om snel een antwoord te krijgen op een vraag. Bovendien kunnen problemen via de telefoon niet verkeerd geïnterpreteerd worden, wat nog wel eens gebeurt via de e-mail of app. Zeg tegen de beller daarom niet dat hij of zij de oplossing op zijn of haar vraag via de e-mail kan verwachten.
  • Probeer de vraag of het probleem van de beller zo goed mogelijk op te lossen in een kort tijdsbestek. Is degene die de telefoon opneemt niet de juiste persoon om de beller te helpen, verbindt de beller door naar de persoon die hem of haar wel verder kan helpen. Zorg er wel voor dat deze persoon dan bereikbaar is. Als deze persoon niet bereikbaar is, maak dan met de beller de afspraak wanneer hij/zij teruggebeld wordt.
  • Sluit het telefoongesprek vriendelijk af en bedank de beller voor zijn of haar tijd. En vergeet deze gouden regel van de telefoonetiquette niet: zorg ervoor dat de klant eerst de telefoon ophangt!