De notulist van nu en in de toekomst

Notuleren vinden de meeste mensen een lastige klus. Of het wordt als vervelend beschouwd. Alles wat er gezegd wordt in een vergadering moet worden bijgehouden, en dan op zo’n manier dat het direct duidelijk is waar de vergadering over is gegaan. Zie een hectische vergadering waar iedereen door elkaar praat en discussieert maar eens netjes en overzichtelijk te notuleren. De notulist is dus een belangrijke schakel in een vergadering, maar hoe zit het eigenlijk met zijn of haar functie? Heeft de notulist nog toekomst?

Waarom zijn notulen belangrijk?

Een goede samenwerking begint bij een overleg en het maken van goede afspraken. Aan de notulist de taak om een samenvatting hiervan te maken. Ook niet-aanwezigen moeten deze samenvatting begrijpen. De notulen worden per mail rondgestuurd of op een gezamenlijke plek gezet zoals Dropbox, zodat iedereen terug kan lezen wat er in de vergadering is gezegd, welke afspraken er gemaakt zijn en wat zijn of haar taken zijn. De notulen zijn een soort van geheugensteun voor alle deelnemers, een bewijsstuk voor de gemaakte afspraken en de notulen dienen als basis voor nieuwe acties en vergaderingen. Laten we vooropstellen dat de notulist zeker nog toekomst heeft. Maar er zitten verschuivingen in de traditionele taak van notuleren.

Notuleren vroeger en nu

Vroeger waren notulen lange lappen tekst die moeilijk te scannen waren. Wanneer er notulen van een vergadering gemaakt moesten worden, pakte men er een schriftje en pen bij. De notulist werkte zich in het zweet om alles wat er gezegd werd op te schrijven. Voor een onervaren notulist was het moeilijk bij te benen. Tegenwoordig gaat het bijhouden van de notulen makkelijker. Tijdens de vergadering werkt de notulist op een laptop of tablet. Sommige notulisten proberen alles over te typen, anderen noteren de hoofdpunten en weer andere gebruiken alleen kernwoorden. Soms wordt ervoor gekozen om de vergadering op te nemen met opnameapparatuur zodat de notulist dit op een later moment kan terugluisteren om alles in rust te noteren. Tegenwoordig zijn lange lappen tekst verleden tijd; de notulen moet kort en bondig zijn waarbij de belangrijkste punten genoemd worden.

Slim notuleren

Wat in de toekomst belangrijk is voor de notulist is efficiënter notuleren. Diverse tools en vergaderapps maken het notuleren niet alleen makkelijker, maar ook leuker. Bovendien kan een notulist zich ook beter voorbereiden op een vergadering, zodat belangrijke agendapunten al bekend zijn en hij of zij de kern hiervan al te pakken heeft. Hierdoor is de notulist in staat om kort en bondig de acties en besluiten te noteren. Dat bespaart een hoop werk tijdens het uitwerken van de notulen. Ongetwijfeld zal in de toekomst automatisering een aantal taken van de notulist overnemen, maar dat zorgt er ook voor dat er ruimte ontstaat voor specialisatie.

Heeft u een professioneel verslag van uw vergadering nodig? Of wordt er tijdens uw vergadering bedrijfsgevoelige informatie besproken (bijvoorbeeld een reorganisatie) en is het wellicht verstandiger om een extern iemand te laten notuleren? Maak gebruik van de professionele notuleerservice van SecretariA! Of wanneer u op zoek bent naar een goede telefoonservice bent u bij ons aan het juiste adres. Voor notuleerservice en telefoondiensten helpen wij u graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op, wij adviseren u graag over de mogelijkheden.