Hoe voert u een goed telefoongesprek?
Zelfs in deze dagen van WhatsApp, social media en e-mail is bellen nog steeds een belangrijk contactmoment van een bedrijf met haar klanten. De manier waarop de telefoon van het bedrijf wordt beantwoord, vormt de eerste indruk van de klant over het bedrijf. Belt de klant herhaaldelijk naar het bedrijf en neemt niemand op? Dat zorgt meteen voor een slechte indruk. Neemt de telefoniste op met alleen een ‘hallo’? Ook dat klinkt niet vriendelijk. Zo voert u een goed telefoongesprek!
Snel, maar vriendelijk telefoongesprek
In een bedrijf is niet alleen geld, maar ook tijd belangrijk. Als zzp’er heeft u het druk om uw bedrijf te runnen, maar ook in een mkb hebben werknemers hun handen vol. Als de telefoon rinkelt, is er meestal weinig tijd om deze beller te woord te staan. Toch wilt u vriendelijk, netjes en behulpzaam overkomen en de beller zeker niet het gevoel geven dat hij of zij uw belangrijke tijd in beslag neemt. Daarom is het goed om te weten hoe u een goed telefoongesprek voert. Zo kunt u de tijd dat u met de beller aan het telefoneren bent tot een minimum beperken en hem of haar zo goed mogelijk helpen.
Tips voor zakelijk telefoongesprek
Het voeren van een goed telefoongesprek begint al bij het overgaan van de telefoon. De snelheid waarmee de telefoon wordt opgenomen, bepaalt namelijk de stemming van de beller. Laat de telefoon dus niet meer dan drie keer overgaan. De beller krijgt zo het gevoel dat hij of zij snel antwoord krijgt van een efficiënt en attent bedrijf. Wanneer u het telefoontje aanneemt, dan begint het gesprek bij het begroeten van elkaar. Voor 12:00 uur groet u met goedemorgen en na dit tijdstip tot 18:00 uur groet u met goedemiddag. Dat klinkt netter en professioneler dan ‘hallo’ of ‘hoi’. Uiteraard moet de naam van de onderneming of het bedrijf benadrukt worden. Zo stelt u de beller direct gerust dat ze het juiste nummer gebeld hebben. Wanneer de telefoon wordt opgenomen, bent u het visitekaartje van het bedrijf. Identificeer uzelf en uw organisatie bij het beantwoorden van de telefoon. Zeg bijvoorbeeld: ‘Goedemorgen, Schildersbedrijf van ’t Hof, u spreekt met Marleen.’ Uiteraard kan het ook andersom; dat eerst de naam van degene die antwoord wordt genoemd en daarna de bedrijfsnaam.
Vriendelijke stem voor positieve ervaring
Na het voorstellen stelt u een vraag aan de beller. Een vraag kan bijvoorbeeld zijn: ‘Hoe kan ik u helpen?’. Op deze manier wordt de beller actief uitgenodigd om meteen te vermelden waarom hij of zij naar het bedrijf belt. Hierdoor is het direct duidelijk waarvoor gebeld wordt en kan deze persoon – als de telefoniste hem of haar niet verder kan helpen – sneller doorgeschakeld worden naar de juiste persoon binnen het bedrijf. Een goed telefoongesprek voert u niet alleen door wat u zegt, maar ook door hoe uw stem klinkt. Bij een norse stem krijgt de beller het idee dat het bedrijf helemaal niet op zijn of haar telefoontje zit te wachten. Bij een opgewekte, zonnige stem heeft de beller het gevoel dat hij of zij bij een vriendelijk en behulpzaam bedrijf terecht is gekomen.
Geen tijd om zelf de telefoon op te nemen? Met de telefoonservice van SecretariA worden uw klanten vriendelijk en behulpzaam te woord gestaan. Neem contact op via het contactformulier of bel ons op 010-5191555.