Telefoon: 010 519 1555 | E-mail: info@secretaria.nl

Archief voor categorie: Uncategorized

U bevindt zich hier: / Uncategorized

Hoe voert u een goed telefoongesprek?

/in , /door

Zelfs in deze dagen van WhatsApp, social media en e-mail is bellen nog steeds een belangrijk contactmoment van een bedrijf met haar klanten. De manier waarop de telefoon van het bedrijf wordt beantwoord, vormt de eerste indruk van de klant over het bedrijf. Belt de klant herhaaldelijk naar het bedrijf en neemt niemand op? Dat zorgt meteen voor een slechte indruk. Neemt de telefoniste op met alleen een ‘hallo’? Ook dat klinkt niet vriendelijk. Zo voert u een goed telefoongesprek!

Snel, maar vriendelijk telefoongesprek

In een bedrijf is niet alleen geld, maar ook tijd belangrijk. Als zzp’er heeft u het druk om uw bedrijf te runnen, maar ook in een mkb hebben werknemers hun handen vol. Als de telefoon rinkelt, is er meestal weinig tijd om deze beller te woord te staan. Toch wilt u vriendelijk, netjes en behulpzaam overkomen en de beller zeker niet het gevoel geven dat hij of zij uw belangrijke tijd in beslag neemt. Daarom is het goed om te weten hoe u een goed telefoongesprek voert. Zo kunt u de tijd dat u met de beller aan het telefoneren bent tot een minimum beperken en hem of haar zo goed mogelijk helpen.

Tips voor zakelijk telefoongesprek

Het voeren van een goed telefoongesprek begint al bij het overgaan van de telefoon. De snelheid waarmee de telefoon wordt opgenomen, bepaalt namelijk de stemming van de beller. Laat de telefoon dus niet meer dan drie keer overgaan. De beller krijgt zo het gevoel dat hij of zij snel antwoord krijgt van een efficiënt en attent bedrijf. Wanneer u het telefoontje aanneemt, dan begint het gesprek bij het begroeten van elkaar. Voor 12:00 uur groet u met goedemorgen en na dit tijdstip tot 18:00 uur groet u met goedemiddag. Dat klinkt netter en professioneler dan ‘hallo’ of ‘hoi’. Uiteraard moet de naam van de onderneming of het bedrijf benadrukt worden. Zo stelt u de beller direct gerust dat ze het juiste nummer gebeld hebben. Wanneer de telefoon wordt opgenomen, bent u het visitekaartje van het bedrijf. Identificeer uzelf en uw organisatie bij het beantwoorden van de telefoon. Zeg bijvoorbeeld: ‘Goedemorgen, Schildersbedrijf van ’t Hof, u spreekt met Marleen.’ Uiteraard kan het ook andersom; dat eerst de naam van degene die antwoord wordt genoemd en daarna de bedrijfsnaam.

Vriendelijke stem voor positieve ervaring

Na het voorstellen stelt u een vraag aan de beller. Een vraag kan bijvoorbeeld zijn: ‘Hoe kan ik u helpen?’. Op deze manier wordt de beller actief uitgenodigd om meteen te vermelden waarom hij of zij naar het bedrijf belt. Hierdoor is het direct duidelijk waarvoor gebeld wordt en kan deze persoon – als de telefoniste hem of haar niet verder kan helpen – sneller doorgeschakeld worden naar de juiste persoon binnen het bedrijf. Een goed telefoongesprek voert u niet alleen door wat u zegt, maar ook door hoe uw stem klinkt. Bij een norse stem krijgt de beller het idee dat het bedrijf helemaal niet op zijn of haar telefoontje zit te wachten. Bij een opgewekte, zonnige stem heeft de beller het gevoel dat hij of zij bij een vriendelijk en behulpzaam bedrijf terecht is gekomen.

Geen tijd om zelf de telefoon op te nemen? Met de telefoonservice van SecretariA worden uw klanten vriendelijk en behulpzaam te woord gestaan. Neem contact op via het contactformulier of bel ons op 010-5191555.

Wat vindt de beller belangrijk?

/in , /door

Uw klant belt naar het bedrijf met een vraag of opmerking. Een vraag die u zo goed mogelijk moet beantwoorden om de klant tevreden te houden. Maar wat vindt de beller belangrijk in zo’n gesprek? Wij geven het antwoord.

Een goed telefoongesprek voeren

Bij het eerste telefoongesprek met een klant wordt de toon gezet voor alle toekomstige interacties. Het is de kans om het bedrijf te laten weerspiegelen zoals u dat wilt. Wordt de klant de eerste keer professioneel geholpen, dan schept dat bij de beller vertrouwen in uw bedrijf. Van degene die de telefoon opneemt wordt verwacht dat er professioneel met de klant gecommuniceerd wordt. Dit betekent respectvol zijn en de klant aanspreken op een manier die interesse toont in hun behoeften. Als een klant uw bedrijf belt, dan heeft hij of zij uw hulp of expertise nodig. Door bekwame en professionele medewerkers met kennis over uw bedrijf en onder druk goed kunnen presteren (zoals de telefonistes van SecretariA), is de kans groter dat de klant tevreden ophangt.

Dit vindt de beller belangrijk

  • Laat de beller niet te lang wachten voordat er wordt opgenomen. De meeste mensen die bellen, hangen op als de telefoon na vijf of zes keer overgaan niet wordt opgenomen. Wanneer een beller niemand aan de lijn krijgt of lang moeten wachten voordat de telefoon wordt aangenomen, dan is dat niet goed voor het imago van uw bedrijf. De eerste indruk van de klant is dat uw bedrijf onderbezet of ongeorganiseerd is. Wanneer u slecht bereikbaar bent, dan kan een freelance telefoniste dat voor u oplossen.
  • Iedereen wil vriendelijk geholpen worden, dus ook de beller die contact opneemt met uw bedrijf. Neem vriendelijk op en probeer tijdens het telefoongesprek te glimlachen, dit zal de toon van uw stem vrolijker en beleefder maken.
  • Bellen is de perfecte manier om snel een antwoord te krijgen op een vraag. Bovendien kunnen problemen via de telefoon niet verkeerd geïnterpreteerd worden, wat nog wel eens gebeurt via de e-mail of app. Zeg tegen de beller daarom niet dat hij of zij de oplossing op zijn of haar vraag via de e-mail kan verwachten.
  • Probeer de vraag of het probleem van de beller zo goed mogelijk op te lossen in een kort tijdsbestek. Is degene die de telefoon opneemt niet de juiste persoon om de beller te helpen, verbindt de beller door naar de persoon die hem of haar wel verder kan helpen. Zorg er wel voor dat deze persoon dan bereikbaar is. Als deze persoon niet bereikbaar is, maak dan met de beller de afspraak wanneer hij/zij teruggebeld wordt.
  • Sluit het telefoongesprek vriendelijk af en bedank de beller voor zijn of haar tijd. En vergeet deze gouden regel van de telefoonetiquette niet: zorg ervoor dat de klant eerst de telefoon ophangt!

Altijd een goed telefoongesprek met SecretariA

Geen tijd om zelf de telefoon op te nemen? Zorg dan dat de beller zich belangrijk voelt door een freelance telefoniste van SecretariA in te huren. Neem de proef op de som en probeer onze telefoonservice één week gratis uit. Bel ons op 010-5191555.

Home – inleiding

/0 Reacties/in /door

Al bijna 25 jaar ervaring.

Al bijna 25 jaar nemen wij de telefoon aan voor veel bedrijven in Nederland. Dit doen wij professioneel, flexibel en betrokken.

Dankzij SecretariA beschikt u over een telefoniste en/of secretaresse op maat, op het moment dat u er een nodig heeft! Zo heeft u de handen vrij voor datgene waar u goed in bent. Met het uit handen geven van ‘bijkomende’ zaken houdt u uw indirecte kosten laag.