Hoe kan ik doorschakelen naar SecretariA?
Zodra u uw eigen doorschakelnummer bij SecretariA heeft ontvangen kunt u op verschillende manieren daarheen doorschakelen.
- Doorschakeldienst *21
U kunt doorschakelen via *21 naar een door SecretariA toegewezen telefoonnummer. Dan wordt uw telefoon direct doorgeschakeld naar SecretariA.
- Doorschakeldienst *61
Ook kunt u uw telefoon doorschakelen via *61. De oproepen naar uw telefoon worden dan na vier of vijf belsignalen automatisch doorgeschakeld naar SecretariA.
- Doorschakeldienst *67
Met *67 kunnen oproepen doorgeschakeld worden indien uw nummer in gesprek is.
- Doorschakeldienst met een kabelaansluiting
Als u een telefoonaansluiting heeft via UPC, kunt u doorschakelen via *21.
Als bovenstaande methoden voor uw centrale niet werken.
De meeste centrales die korter dan twee jaar geleden zijn aangeschaft, zijn gemakkelijk door te schakelen. Informeer bij uw telefoonleverancier of in de handleiding van uw telefooncentrale hoe dit gerealiseerd moet worden.
Alles in een overzicht:
Wat kost doorschakelen?
U betaalt de gesprekskosten van uw toestel naar het toestel waarnaar is doorgeschakeld.
Hoe herkent de telefoniste van SecretariA een telefoontje voor mijn bedrijf?
U ontvangt van ons een doorschakelnummer dat alleen voor uw bedrijf wordt gebruikt. Inkomende telefoontjes naar dit nummer activeren in de telefooncentrale uw persoonlijke bedrijfsnaam. Zodra een van onze telefonistes een telefoongesprek, gericht aan uw nummer, aanneemt, verschijnt direct uw bedrijfsnaam en al uw instructies op haar beeldscherm.
Wat doet SecretariA bij een spoedgeval?
Dat is afhankelijk van uw wensen. U kunt specifieke instructies achterlaten voor spoedgevallen. Zo kunt u bijvoorbeeld doorgeven dat wij een SMS moeten sturen, een collega van u moeten benaderen of uw voicemail moeten inspreken. Wij kunnen ook eventueel naar u doorverbinden.
Kan ik mijn instructies wijzigen?
U kunt uw instructies op ieder moment wijzigen. Dit kan een permanente wijziging zijn maar ook tijdelijke wijziging, bijvoorbeeld voor uw vakantieperiode. Het is prettig als u instructies per e-mail (info@secretaria.nl) aan ons doorgeeft. Ook gegevens over uw agenda, of klanten waar we extra aandacht moeten geven, zijn altijd welkom.
Kan ik de telefoontoestellen van meerdere werknemers naar SecretariA doorschakelen?
Ja, er is geen limiet aan het aantal toestellen dat kan worden doorgeschakeld. U kunt ook onbeperkt (mobiele) telefoons doorschakelen naar uw doorschakelnummer. Elke inkomende lijn via dit nummer zal worden opgenomen met uw bedrijfsnaam en uw instructies.
Kan ik de telefoon zo doorschakelen dat SecretariA opneemt als mijn telefoniste het gesprek mist?
Ja. U kunt de doorschakeling zo instellen dat de telefoon automatisch na een aantal keer overgaan naar SecretariA wordt doorgeschakeld. Het is ook mogelijk dat alle telefoonverkeer meteen naar SecretariA gaat. Zie “Hoe kan ik doorschakelen naar SecretariA?”
Moet ik rekening houden met extra kosten, bijvoorbeeld voor het doorverbinden of verzenden van berichten per mail?
Nee, er komen geen extra kosten bij. Onze tarieven zijn inclusief het versturen van de berichten via e-mail, fax en sms. En ook inclusief ruggespraak, doorverbinden en voicemailbox. De tarieven zijn exclusief 19% btw.
Kunnen berichten naar verschillende medewerkers gestuurd worden?
Ja. U kunt per medewerker een eigen e-mail adres opgeven. We kunnen een bijvoorbeeld een lijst met alle gesprekken naar uw algemene e-mail adres versturen, plus een e-mail per bericht naar de desbetreffende medewerker. Er komen daarvoor geen extra kosten bij.
Hoe snel kan ik gebruik maken van SecretariA?
Na ontvangst van uw aanmelding kunt u binnen 1 uur gebruik maken van SecretariA Antwoordservice.
Onze telefoniste heeft af en toe te veel lijnen tegelijk. Kan SecretariA dit oplossen?
Ja. In de meeste gevallen kunt u uw telefooncentrale zo instellen dat wanneer de telefoon een aantal keren overgaat, deze lijn automatisch wordt doorgezet naar uw doorschakelnummer. De zogenaamde overflow wordt dan opgevangen door SecretariA Antwoordservice.
Kan ik mijn gespreksnotities naar een collega sturen?
Ja. U kunt elke gespreksnotitie naar meerdere e-mailadressen laten sturen. Bijvoorbeeld naar uw secretaresse of naar een algemene e-mailbox.
Hoe handelt SecretariA in geval van spoed terwijl ik niet telefonisch bereikbaar ben?
Wij kunnen in uw script opnemen hoe te handelen in geval van spoed. Bijvoorbeeld door een collega in te schakelen of een spoed sms te verzenden naar u of een collega. U kunt erop rekenen dat onze telefonistes alles op alles zullen zetten u in een noodgeval te bereiken.
Kan ik telefoongesprekken terugluisteren?
Nee. U ontvangt na elk gesprek een gespreksnotitie.
Kan ik ook gespreksnotities per sms ontvangen?
Ja. U kunt er voor kiezen om alle gespreksnotities per sms te ontvangen of alleen in spoedgevallen. U kunt dat ook later activeren voor uw account.
Wat als ik op vakantie ben?
Er zijn voor uw account standaard instructies en tijdelijke instructies. In geval van vakantie gebruiken wij uw tijdelijke instructies. U kunt dan bijvoorbeeld uw gesprekken doorschakelen naar een collega. Of alle gespreksnotities voor die periode via sms naar u laten sturen.
Kan ik mijn facturen controleren?
Ja. U kunt maandelijks digitaal een overzicht van de gesprekken ontvangen.
